«1С:Торговля и склад» — это решение для автоматизации продаж, которое уже 20 лет остается актуальным. Его используют в работе многие компании, поэтому знать принципы работы ПО будет полезно проджект-менеджерам и айтишникам.
Как выглядит торговая программа 1С, чем помогает бизнесу и как IT-специалисту сориентироваться в незнакомом ПО? Разбираемся в этой статье.
Что такое УТ 11
Что это? Программа «Управление торговлей» — это типовая конфигурация на базе «1С:Предприятие 8».
Где используется? На производственных и торговых предприятиях, в финансовых и любых других организациях в сфере продаж.
Для чего нужно? Для управления торговым предприятием, автоматизации продаж, оптовой или розничной торговли, а также для ведения складского, торгового и финансового учета.
Что делает? Вот лишь малая часть функциональных возможностей программы:
— управление закупками — подбор поставщиков, составление графиков поставок;
— анализ деятельности предприятия;
— ведение коммуникации с контрагентами;
— управление складскими запасами — учет по сериям, комплектам и странам происхождения, резервирование товаров;
— контроль за оборотом денег.
Важно! Функции, которых нет в УТ:
— производственный и кадровый учет;
— согласование документов;
— расчет зарплаты сотрудников.
Управление торговлей: последние версии
Самая первая версия, «1С:Торговля и склад 7.7», появилась еще в 2003 году. Именно на ней впоследствии развернули первое решение «1С:УТ». В мае 2014 года вышла на рынок текущая одиннадцатая редакция. Последняя версия «Управление торговлей 11.5» вышла совсем недавно — в 2022 году.
Примеры продуктовых изменений в период 11 редакции УТ:
— обновленный интерфейс — добавили новые иконки и возможность группировать рабочие инструменты по типам бизнес-процессов: маркетинг, продажи, закупки и др.;
— изменения в системе складского и финансового учета — развили механизм учета доходов, расходов и расчета себестоимости товара;
— добавление автоматического сервиса для прогнозирования продаж по истории продаж выбранного товара;
— улучшенная система скидок и бонусов.
Кому подходит «1С:Управление торговлей 8»
Всем владельцам бизнеса в сфере продаж и сотрудникам, которые не хотят вести финансовый учет и делать расчеты вручную. УТ подходит как для крупных компаний, так и для среднего и малого бизнеса: гибкое меню позволяет отключить лишние функции и работать в едином для всех сотрудников информационном пространстве.
Руководители предприятия
Руководитель может в любой момент зайти в систему управления торговлей и посмотреть, как идут продажи. В УТ найдется все необходимое, чтобы его порадовать, — можно выбрать опцию «Рапорт руководителю», чтобы получить доклад о текущей ситуации, или запросить на почту копию готового отчета о финансовых показателях и результатах работы менеджеров.
Мерчендайзеры и руководители среднего звена
Сотрудники торговых подразделений выполняют в программе УТ простые задания по автоматизации продаж: ведут отчетность и заполняют документацию, общаются с клиентами, планируют закупки и формируют цены на товары. За товароведами следят руководители отдела, которые анализируют их работу и контролируют выполнение заказов.
Аналитики
С помощью программы «1С:Управление торговлей» бизнес-аналитики собирают данные о продажах, бизнес-процессах, целевых показателях и товарообороте. Здесь же можно упаковать результаты в детальные отчеты с подробной визуализацией — линейными графиками, барчартами, пайчартами, гистограммами и другими графическими элементами.
IT-специалисты
Если ваша компания приобрела УТ, — значит, теперь вы администрируете и поддерживаете ПО незнакомой системы. Не пугайтесь: у конфигурации «Управление торговлей» легкая адаптация — IT-специалист освоит ее за несколько дней. К тому же вы точно оцените открытость системы, широкие возможности масштабирования и бесшовные интеграции.
Совет: прежде чем начать работать в «1С:Управление торговлей 11», найдите самоучитель или пройдите обучающий курс.
Продакт- и проджект-менеджеры
Продакт-менеджеры формулируют требования к продукту, на основе которых составляют инструкции для менеджеров по продажам и пресейлов. Затем продакты формируют и ставят команде задачи — с автоматизацией рабочих процессов помогает УТ 11.
Проджект-менеджеры отвечают за проект от его инициации до финального результата. Также они составляют много отчетов и документов: функционально-технические требования по проекту, регламенты, презентации. Для анализа реализации проекта и заполнения документации проджекты используют «Управление торговлей»: программа автоматизирует всю работу и избавляет их от рутинных задач.
Преимущества и недостатки
У программы УТ 11 много сильных сторон. Например:
- Бесшовные интеграции с маркетплейсами и другими системами. Это позволяет загрузить свои товары на Яндекс Маркет или Ozon без ручного заполнения карточек. Также УТ успешно интегрируется с «1С-Битрикс», «1С:Бухгалтерией» и «1С:Розницей».
- Универсальность и доступность. 11 редакция «1С:Управление торговлей 8» поддерживает все виды торговли — комиссионную, розничную, оптовую и многие другие, а потому подходит практически любому предприятию.
- Настройка пользовательских прав доступа. Для каждого пользователя определяется роль и выдаются соответствующие права. Например, менеджер по продажам может создать и удалить собственный отчет, но не сможет редактировать и удалять ТЗ и другую техдокументацию.
Теперь о недостатках:
- Сложность в освоении. Программа обладает мощным функционалом, который сложно понять интуитивно. Поэтому пользователям, ничего не смыслящим в IT, — менеджерам, консультантам, бухгалтерам, — приходится проходить обучение, которое нередко растягивается на несколько месяцев.
- Особенности интерфейса. В 11 версии «1С:УТ 8» есть несколько условий. Например, два разных человека в один момент времени не могут одновременно редактировать документ — иногда это действительно неудобно. Также нельзя с помощью мышки произвольно поставить настройки переносом элементов.
- Проблемы информационной безопасности. Из-за широкой распространенности продукты 1С плохо защищены от взломов и кибератак — в интернете в свободном доступе вы найдете множество хакерских приемов для кражи данных из 1С.
Начало работы в «1С:Управление торговлей»
От теории перейдем к практике. Давайте узнаем, с какими задачами вы столкнетесь во время работы в «1С:УТ», — изучим функциональные возможности конфигурации, пройдемся по общим настройкам и разберем интерфейс в «Управлении торговлей».
Обзор стартового интерфейса
Первый экран, на который вы попадаете сразу после загрузки программы УТ, — начальная страница. В левой части находится панель функциональных разделов, а посередине — основная рабочая область. В рабочей зоне начальной страницы лежат четыре блока: «Мои задачи», «Текущие дела», «Взаимодействия» и «Новости 1С».
— Новости 1С — проходной блок: здесь вы можете почитать о последних обновлениях компании.
— Мои задачи — местный таск-трекер. Обычно задачи ставит руководитель, но в некоторых проектах можно делать это самостоятельно. Задачи можно группировать, делегировать их коллегам и отмечать как выполненные.
— Взаимодействия — сервис, где вы можете назначать звонки и встречи с контрагентами, коллегами или руководителями, писать и сразу же отправлять электронные письма.
— Текущие дела — нужен, чтобы не забыть, какие задачи вы получили в предыдущих блоках. Состоит из нескольких категорий — «Продажи», «Закупки», «Склад» и пр., — которые включают в себя информацию о текущих задачах, важных клиентских заказах, встречах, документах и отчетах в каждой категории.
CRM и маркетинг
В последней редакции «1С:Управление торговлей» разработчики значительно усовершенствовали систему маркетинга. Теперь внутри конфигурации УТ есть собственная CRM-система, которая позволяет вести полноценную работу с клиентской базой. Фиксируйте в ней всю информацию, работайте над претензиями, анализируйте данные и назначайте новые сделки.
Что интересного: в 11 версии УТ разработчики изменили механизм ценообразования в инструменте Цены (прайс-лист). Теперь при расчете цен учитываются накопленные клиентом бонусы, ручные и автоматические скидки, а также карты лояльности.
Продажи
Один из самых важных разделов в конфигурации УТ. В меню представлены все виды продаж, с которыми работает система:
— оптовые;
— розничные;
— комиссионные;
— с клиентами;
— в кредит;
— по предоплате и др.
В разделе Продаж клиент проходит весь путь покупателя по Customer Journey Map: от коммерческого предложения до повторной покупки. Здесь же можно работать с кассой, хранить чеки, счета на оплату и договоры с контрагентами, оформлять возвраты товаров от клиента.
Благодаря работе программы «1С:УТ 11» управление продажами полностью автоматизировано — нужно только ввести данные, и система сама сформирует нужные документы.
Закупки
В меню закупок развернут мощный функционал для взаимодействия с контрагентами, которые регулярно поставляют бизнесу новый товар. Здесь контролируют уже сформированные заказы, отслеживают их перемещение и создают новые, планируют графики поставок и платежей, а также просматривают предложения и цены других поставщиков.
Склад и доставка
Склад в УТ позволяет контролировать запасы, чтобы избежать внезапной нехватки или порчи товара, а также решает вопрос доставки и логистики.
Здесь собирают данные обо всем, что происходит со складским товаром, — поступлениях, перемещениях, продаже. Также в конфигурации УТ автоматизированы процессы инвентаризации — например, во время пересчета товаров система самостоятельно формирует акты списания излишков и оприходования недостач:
Что интересного: вопросы складского учета можно быстро и удобно решить в мобильном приложении «1С:Склад». Это решение совсем свежее: оно появилось в версии 11.5.9, которая вышла в октябре 2022 года.
Казначейство
Казначейство позволяет бизнесу эффективно регулировать экономическую деятельность и свести к минимуму финансовые убытки. С помощью 1С:УТ вы можете анализировать движение денежных потоков, проводить операции с наличными и безналичными средствами и вести финансовый учет.
Также программа позволяет решать следующие задачи:
— отслеживать клиентские задолженности;
— вести учет кредитов и взаиморасчетов;
— контролировать целевое использование денежных средств;
— вести обмен с банком;
— рассчитывать средства в иностранной валюте.
Что интересного: совместная работа и интеграция программы «1С:Бухгалтерия с УТ» позволяет системе автоматически собирать данные, необходимые для бухгалтерского учета, и направлять их в соседнюю конфигурацию.
Мониторинг и анализ показателей
Управление торговлей позволяет проводить бизнес-анализ продаж и составлять отчеты, которые показывают эффективность работы предприятия и отдельных сотрудников, а также определяют слабые места. Кроме того, после каждого отчетного месяца система оценивает финансовые показатели компании — доходы, расходы, результат.
Какую версию «1С:УТ» выбрать
Существует две версии конфигурации: базовая и ПРОФ. Они различаются по стоимости, функционалу, который входит в комплектацию, и предназначаются для разной целевой аудитории.
Базовую версию обычно развертывают предприятия среднего или малого бизнеса, а также юридические лица или ИП. Для крупных компаний, которые активно масштабируются, лучше всего подойдет «1С:Управление торговлей» ПРОФ.
У базовой версии «Управления торговлей» есть следующие ограничения:
— отсутствие CRM-системы и мониторинга целевых показателей;
— невозможность вести учет по нескольким организациям в единой информационной базе;
— ограничения в ценообразовании: невозможность применения бонусных программ лояльности и подарочных сертификатов;
— невозможность управления доставкой;
— невозможность работать в режиме внешнего соединения и режиме веб-клиента.
