Что такое PnL-отчет, зачем нужен и как его составить

PnL-отчет — это инструмент, который показывает прибыль и расходы бизнеса. Он полезен не только крупным компаниям, но и тем, кто управляет продуктами или планирует запустить свой. С его помощью можно понять, насколько прибыльно ваше дело и где стоит сократить затраты.

Вместе с Никитой Ефимовым, директором по продукту Skillfactory, рассказываем, как составить PnL-отчет и с его помощью управлять финансами. 

Для чего нужен PnL-отчет

PnL-отчет — это документ, который показывает, как бизнес управляет своими финансами за определенный период — это может быть месяц, полгода или год. Название расшифровывается как Profit and Loss, что означает «прибыль и убытки». Отчет помогает понять, сколько компания зарабатывает, сколько тратит и какой чистый доход получает.

Основная задача PnL-отчета — дать четкую картину финансовых результатов. С его помощью можно:

• Оценить прибыльность. Руководство компании может использовать PnL-отчет для оценки рентабельности конкретных продуктов или услуг. Это помогает понять, какие направления приносят наибольшую прибыль.
• Контролировать расходы. PnL-отчет показывает, на что тратятся деньги компании и какие статьи расходов занимают большую часть бюджета. Это помогает определить, нужно ли уменьшить определенные затраты, пересмотреть бюджет или улучшить процессы для снижения расходов.
• Принятие решений. Отчет предоставляет точные данные для планирования бюджета и постановки финансовых целей. Руководство компании может использовать эти данные, чтобы лучше контролировать расходы и распределять ресурсы.
• Анализировать тенденции. Сравнение данных за разные периоды помогает увидеть изменения в доходах, расходах и прибыли. Благодаря этому можно оценить финансовые тенденции и скорректировать стратегию развития компании.
• Привлекать инвестиции. Для получения финансирования компания должна показать свою финансовую надежность. PnL-отчет помогает инвесторам и кредиторам оценить стабильность бизнеса и принять решение о вложениях или предоставлении кредита.

Как выглядит структура PnL-отчета

Доходы. Это все поступления компании за отчетный период. Их можно разделить на две группы:

1. Выручка от продаж — основной доход компании, который поступает от продажи товаров или услуг. Этот показатель нужен для всех дальнейших расчетов. Важно учитывать только те продажи, которые завершены в этом периоде.
2. Прочие доходы — дополнительные поступления, например от аренды имущества, процентов по депозитам или дивидендов от инвестиций. Хотя эти доходы не основные, они могут заметно повлиять на общую финансовую картину.

Расходы. Это затраты, связанные с основной деятельностью бизнеса. Они помогают понять, на что уходят ресурсы, и делятся на несколько категорий: 

1. Себестоимость продукции. Включает все прямые затраты на производство товаров или услуг: сырье, материалы и т. д. Чем ниже себестоимость при сохранении качества, тем выше маржинальность бизнеса.
2. Операционные расходы. Это регулярные затраты компании на поддержание ее работы. Включают аренду офисов, зарплаты сотрудников, коммунальные платежи и другие траты, связанные с ежедневной деятельностью. 

Операционные расходы делятся на несколько видов:

• административные — это зарплаты руководителей, оплата услуг юристов и бухгалтеров;
• маркетинговые — расходы на рекламу и продвижение бренда;
• производственные — затраты на сырье, материалы и оплату труда производственного персонала (если применимо);
• коммерческие — расходы на транспортировку, хранение и продажу товаров.
  
  

3. Амортизация — это показатель, который отражает износ оборудования и других основных средств компании за определенный период. Он помогает понять, насколько эффективно используются активы.
4. Процентные расходы — выплаты по кредитам или облигациям, которые компания взяла для финансирования своей деятельности. 
5. Налоги — это обязательные платежи, которые компания перечисляет государству. Размер налогов зависит от того, в какой стране работает компания, и может сильно различаться.

Валовая прибыль. Разница между доходами и себестоимостью товаров или услуг. Она показывает, насколько эффективно работает основное производство. 

Операционная прибыль. Это валовая прибыль за вычетом операционных расходов. Показывает, насколько хорошо компания контролирует свои текущие расходы и грамотно распределяет ресурсы. Чем выше операционная прибыль, тем лучше бизнес справляется с поддержанием работы при оптимальных затратах.

Чистая прибыль. Операционная прибыль за минусом всех налогов и других обязательных платежей. Это итоговый доход, который остается у компании после всех расходов.

Как учитывать доходы и расходы

Есть два методы учета: метод начислений и кассовый метод — они определяют, как и когда в отчетах компании отражаются доходы и расходы. 

Метод начислений фиксирует доходы и расходы в момент их возникновения, независимо от того, когда деньги реально поступили на счет или были оплачены. Например, если компания подписывает договор оказания услуг, доход фиксируется сразу, даже если платеж придет позже. Это дает более точную картину текущего состояния бизнеса, потому что учитываются все обязательства и фактически выполненные работы.

Кассовый метод, наоборот, фиксирует доходы и расходы, когда деньги уже поступили в кассу. Этот метод проще в учете, но может искажать картину, потому что не отражает будущие обязательства и фактически оказанные услуги. Например, если вы предоставили услугу, но деньги еще не получили, кассовый метод покажет, что дохода нет, хотя фактически работа уже выполнена.

Почему это важно для PnL-отчета?

В зависимости от метода учета, финансовый результат компании может сильно отличаться:

• Метод начислений показывает более полную картину того, как компания ведет бизнес, помогает планировать финансы на основе будущих доходов и расходов.
• Кассовый метод лучше подходит для компаний с небольшими операциями или когда важно отслеживать только реальные денежные потоки.

Знание разницы между этими методами поможет выбрать тот, который лучше всего подходит для конкретной компании и ее отчетности, в зависимости от масштабов и целей бизнеса.

Как составить PnL-отчет: простая инструкция 

Шаг 1: соберите данные.

Для начала соберите информацию о доходах и расходах компании за нужный период — квартал или год. 

Для IT-компаний источниками доходов могут быть:

• продажа подписок на программы и сервисы;
• консалтинговые услуги;
• лицензирование продуктов.

К расходам относятся, например:

• заработная плата разработчиков;
• аренда серверов и облаков;
• расходы на маркетинг;
• налоги и амортизация оборудования.

Пример: допустим, за квартал вы получили 10 млн рублей от подписок и 2 млн от консалтинга, на разработку потратили 5 млн, а на маркетинг — 2 млн рублей.

Шаг 2: классифицируйте доходы и расходы.

Разделите доходы и расходы по категориям, чтобы лучше понять структуру финансов. Это поможет увидеть, какие направления приносят больше прибыли, а на что уходит больше ресурсов.

Пример:

• Доходы: подписки, консалтинг, проценты по депозитам.
• Расходы: разработка, маркетинг, аренда серверов, налоги.

Шаг 3: рассчитайте валовую прибыль.

Напомним, что валовая прибыль — это разница между доходами от продаж и себестоимостью проданных услуг или продуктов. Она показывает, насколько эффективно работает основное направление бизнеса.

Пример: если доход составил 12 млн рублей, а себестоимость услуг (например, расходы на сервера, поддержание инфраструктуры и покупку лицензий) — 4 млн рублей, валовая прибыль будет 8 млн рублей.

Шаг 4: рассчитайте операционную прибыль.

Операционная прибыль — это результат после вычета всех операционных расходов, таких как зарплаты, аренда и маркетинг.

Пример: если валовая прибыль — 8 млн рублей, а операционные расходы — 5 млн рублей, операционная прибыль составит 3 млн рублей.

Шаг 5: учтите дополнительные доходы и расходы.

Включите в расчет проценты по кредитам или доходы от инвестиций. Эти суммы могут существенно повлиять на итоговые цифры.

Пример: если вы платите 1 млн рублей процентов по кредиту, ваша прибыль уменьшится до 2 млн рублей. Если инвестиции принесли 500 000 рублей, итоговая прибыль составит 2,5 млн рублей.

Шаг 6: рассчитайте чистую прибыль.

Заключительный этап — вычислить сумму за вычетом всех расходов и уплаты налогов.

Пример: операционная прибыль — 2,5 млн рублей, налоги — 500 тысяч, значит, чистая прибыль составит 2 млн рублей.

Как использовать данные PnL-отчета

Сравните с предыдущими периодами

Сопоставьте текущие показатели с данными за предыдущие кварталы или годы. Это поможет увидеть изменения в доходах, расходах и прибыли.

Например, если в прошлом году компания заработала 50 млн рублей, а в этом — 60 млн, значит, наблюдается рост. Если доходы снизились, нужно искать причины: возможно, упал спрос или увеличились затраты.

Анализируйте рентабельность

Они показывает, насколько эффективно компания использует свои доходы. Вот три ключевых показателя:

• Валовая маржа — отражает прибыль после вычета себестоимости.
• Операционная маржа — учитывает все операционные расходы.
• Чистая рентабельность — итоговая прибыль после всех затрат и налогов.

К примеру, если валовая маржа — 50%, это значит, что половина доходов уходит на покрытие себестоимости, а остальная часть — на операционные расходы и прибыль.

	Июль	Август
Выручка	200 000 рублей	230 000 рублей
Расходы	45 000 рублей	60 000 рублей
Маржа	155 000 рублей (200 000 − 45 000)	170 000 рублей (230 000 − 60 000)
Рентабельность	77,5% (155 000 / 200 000)	73,9% (170 000 / 230 000)

Оцените структуру расходов

Изучите основные статьи: какие из них наиболее значительные. Это может быть оплата труда или аренда оборудования. Анализ структуры затрат помогает определить, где можно сэкономить.

Пример: если 60% бюджета уходит на маркетинг, стоит проанализировать, насколько эти вложения окупаются в виде новых клиентов.

Сравните с конкурентами

Ориентируйтесь на отраслевые стандарты рентабельности и расходов. Допустим, если операционная маржа — 10%, а у конкурентов в среднем — 20%, это сигнал пересмотреть операционные расходы.

Учитывайте сезонность

Если бизнес подвержен сезонным колебаниям, учитывайте это при анализе данных. 

Например, если основная прибыль приходится на декабрь, то падение выручки в феврале может быть нормой. Сравнивайте данные с аналогичными периодами прошлых лет.

Эти шаги помогут глубже понять состояние компании и найти пути для ее развития.

Работа с PnL-отчетом — главное

• PnL-отчет — важный инструмент как для крупных корпораций, так и для стартапов и небольших IT-проектов.
• Он помогает оценить прибыльность бизнеса и понять, какие продукты или услуги приносят больше всего денег. Также отчет показывает, на что расходуются основные средства и где можно сэкономить.
• Сравнение с прошлыми периодами отображает изменения в доходах и расходах. Анализ конкурентов помогает увидеть, насколько эффективно компания работает на рынке. А в случае сезонных колебаний отчет дает точную картину финансов благодаря учету таких факторов.
• PnL-отчет используется при привлечении инвесторов или получении кредитов, поскольку демонстрирует финансовую стабильность и устойчивость компании.
• При составлении PnL важно учитывать, что разные подходы — кассовый метод и метод начислений — могут существенно влиять на итоговые результаты отчета.