Декомпозиция

Декомпозиция — это разделение целого на части. В менеджменте под ней подразумевается разбиение сложной цели на простые, которые удобнее оценить и выполнить. Этот принцип широко используется в различных областях деятельности, таких как бизнес, наука, маркетинг, программирование и т.д. Он применяется и в повседневной жизни, зачастую неосознанно, для решения сложных задач. В менеджменте декомпозирование является одним из базовых инструментов планирования и контроля над проектами. 

Зачем нужна декомпозиция?

Основное назначение декомпозиции — создать условия для того, чтобы максимально быстро и эффективно достигнуть основной цели проекта. Ее разделение на более мелкие задачи позволяет:

• Оценить реалистичность всего проекта. Например, в ходе декомпозиции можно увидеть, что цель сформулирована слишком широко и для ее выполнения нужно решить массу мелких задач, что в данных условиях слишком долго или требует больших ресурсов. Также этот прием может показать, что цель вообще задана некорректно и в нынешней формулировке нереализуема в принципе. 
• Осознать задачи. Разбивая большую цель на отдельные задачи, вы сможете понять, что именно необходимо выполнить для ее достижения. Зачастую в плане работ появляются пункты, которых изначально не было. Также декомпозиция позволяет найти дополнительные способы и средства достижения цели. 
• Расставить приоритеты. Разделение общей цели на отдельные задачи позволяет понять, какие из них более важные, и направить на них основные ресурсы. Также метод декомпозиции помогает составить иерархию задач, тем самым упорядочить их выполнение. 
• Оценить сроки и риски. Оценка общей цели, как правило, затруднена тем, что она находится в перспективе. Понимая, что необходимо сделать на каждом из этапов, легче оценить реалистичные сроки и затраты ресурсов для выполнения задач, а также связанные с ними препятствия.
• Оценить достижения. Имея подробный поэтапный план, легче определить, на какой стадии достижения цели вы находитесь, сколько времени и ресурсов уже потрачено и будет необходимо потратить в будущем, а также какой результат достигнут на данный момент. Это позволяет постоянно корректировать порядок работ в сторону большей реалистичности.

Декомпозировать можно не только главную цель проекта, но и другие его аспекты — например, оценку конечного продукта потребителями, — разбив общие вопросы на более конкретные. Существует также декомпозиция процессов на предприятии, работ, трудовых и материальных ресурсов и т.д. 

Кому нужна декомпозиция?

Как универсальный принцип мышления и решения задач декомпозиция используется в самых разных сферах жизни. Даже простой поход в магазин подсознательно разбивается на отдельные этапы: зайти в отдел косметики, купить хозяйственные принадлежности, продукты питания и т.д. Этим принципом часто пользуются школьники и студенты, выполняя учебные задания. 

Сознательно декомпозиция целей как управленческий метод применяется в бизнесе и менеджменте:

• Владельцы и руководители компаний с помощью этого метода планируют деятельность своих предприятий, ставят глобальные и частные задачи перед подчиненными, управляют расходами и доходами, выстраивают общие стратегии продвижения и т.д.
• Проект-менеджеры, в свою очередь, с помощью декомпозиции планируют работу отдельных команд над каким-либо конкретным проектом.
• Маркетологи декомпозируют общие цели продвижения на конкретные мероприятия, планируют рекламные кампании, активность в соцсетях и т.д.

Может показаться, что декомпозицией пользуются только руководство больших компаний при работе над крупными проектами. На практике этот метод управления применяют и небольшие стартапы, и одиночки. Особенно это проявляется в IT-сфере, где программные продукты (десктопные и мобильные приложения, игры и т.д.) часто разрабатываются небольшими группами энтузиастов и отдельными специалистами. При этом декомпозируются не только технические задачи, но и управленческие, маркетинговые. 

Принципы декомпозиции

В декомпозиции нет строгих правил, она осуществляется в соответствии с целями, потребностями и ресурсами конкретного проекта. В большинстве случаев достаточно просто разделить одну общую задачу на несколько частных. Однако есть несколько принципов, которые позволяют сделать это правильно.

Четкое определение цели. Она должна быть конкретной, в идеале — исчислимой, чтобы ее можно было измерить. Например, вариант «больше заработать» не подходит, потому что он лишен конкретики. Непонятно, какие ресурсы и мероприятия для этого нужны. А цель, сформулированная как «в конце года войти в ТОП-3 поисковика Яндекса», вполне точно определена и измеряема, что упрощает и определение частных задач, необходимых для ее достижения.

Взаимная изоляция частей. Иными словами, в результате декомпозиции проекта должен получиться список задач, которые не пересекаются друг с другом. У них должны быть своя предметная область, выделенные на выполнение ресурсы, сроки и т.д. Это позволит избежать путаницы, сделает работу более упорядоченной и, следовательно, быстрой. 

Иерархичная структура задач. Сложные проекты необходимо разбивать на этапы в соответствии с иерархией задач. То есть каждая задача должна подчиняться задаче верхнего уровня, которая, в свою очередь, подчиняется еще более общей и т.д. 

Совпадение суммы частей с целым. Целое — это конечная цель, заложенная в проект. Она должна быть достигнута на все 100%. После ее декомпозиции нужно подсчитать, соответствует ли ей сумма результатов, достигаемых на каждом из этапов. Если нет — это признак ошибки планирования, упущенной задачи, которая не позволит достичь конечного результата в полной мере. 

Максимальное упрощение конечных задач. В идеале декомпозиция должна привести к перечню задач, которые уже нельзя логически разделить на подзадачи. Это делает их максимально простыми в выполнении, что, в свою очередь, упрощает и достижение конечной цели. 

Умеренное количество мелких задач. Иными словами, в стремлении декомпозировать общую цель лучше избегать появления большого числа мелких этапов. В противном случае процесс выполнения будет сложно контролировать, что, в свою очередь, отрицательно скажется на конечном результате. 

Два последних принципа логически противоречат друг другу. Действительно, сложно разбить большой проект на максимально простые задачи так, чтобы их было сравнительно немного. Здесь необходимо искать золотую середину, исходя из имеющихся ресурсов, сроков, квалификации персонала и т.д. К каждому проекту необходимо искать свой подход. Например, декомпозировать создание интернет-магазина можно по его основным разделам: сервисная информация, каталог товаров, информационные статьи/блог и т.д. А разработку социальной сети или мобильного приложения разбить таким образом на отдельные задачи уже не получится из-за более широкой функциональности, высокого уровня интеграции таких проектов со сторонними сервисами, другими сайтами. 

Виды декомпозиции

Под ними подразумеваются способы разбивки целого на части. Условно их все можно разделить на две общие категории:

• Поэтапное деление. Оно заключается в создании списка последовательных этапов, выполнив которые, можно достичь основной цели. При этом перейти к новой стадии можно только тогда, когда завершена предыдущая. Эта последовательность ограничивает применение данной модели декомпозицией работ, процессов и, в некоторых случаях, целей.
• Дерево зависимостей. Это иерархическая структура, в которой задачи не обязательно последовательно связаны друг с другом и могут выполняться параллельно. Структурная декомпозиция сложнее, чем поэтапное деление, и больше подходит для осуществления масштабных проектов и задач.

Чтобы в процессе разделения на части всего проекта не упустить важные моменты, применяют различные средства визуализации. Особенно это распространено в IT-сфере, где часто используются следующие инструменты:

• Диаграмма Ганта. Это график работ, представляющий собой полосы, соответствующие каждой задаче и протянутые вдоль временной шкалы. Длина каждой полосы соответствует сроку выполнения, а их расположение — приоритетности или логике выполнения.
• Диаграмма PERT. Она напоминает диаграмму Ганта, но учитывает не только хронологию, последовательность и приоритет задач, но и взаимосвязь между ними. Ключевые этапы обозначаются кругами или прямоугольниками, а задачи, образующие зависимости между ними, — линиями или стрелками.

Визуально декомпозировать проект можно в любом графическом редакторе. Но есть и более удобные инструменты — например, в том же Microsoft Excel или Google Таблицах присутствует отдельная функция для построения диаграмм. С ее помощью можно настроить визуализацию Ганта. Для построения диаграмм PERT, деревьев зависимостей и других схем декомпозиции подходит программа XMind, изначально «заточенная» под создание «ментальных карт» (мэйндмапов). Есть и более специализированные под менеджмент приложения (например, «ЛидерТаск»), в которых можно не только визуально декомпозировать задачи, но и назначить ответственных, подробно расписать план работ, контролировать их выполнение и т.д. 

Преимущества декомпозиции

Понимание задач. Декомпозируя общую цель на более мелкие задачи, вы понимаете, что именно нужно сделать для ее достижения. Декомпозиция вносит в работу конкретику, детализирует этапы работы, позволяет оценить их с точки зрения затрат и получаемого результата. 

Оптимизация ресурсов. Конкретная постановка задач помогает эффективнее расходовать финансовые, материальные и трудовые ресурсы, а также время. Подсчитав, сколько их затрачивается на каждый из этапов, можно достаточно точно определить затраты на выполнение всего проекта. И при необходимости гибко скорректировать сам план, либо исходя из ресурсных ограничений, либо, напротив, выделив больше ресурсов на его выполнение, если есть такая возможность.

Распределение ответственности. При работе над большим проектом все команду придется разбивать на отдельные подгруппы, каждая из которых будет заниматься своей частью. В противном случае достижение общей цели будет трудным, а командная деятельность — неэффективной. Но и при параллельной работе возникает необходимость контролировать их. Декомпозиция позволяет сразу распределить задачи по подгруппам, назначить ответственных за их выполнение, тем самым повысив общую эффективность команды. 

Упрощение планирования. Визуализация задач в ходе декомпозиции делает процесс планирования значительно проще. Она позволяет четко представить структуру проекта, распределить этапы по приоритетности их выполнения и т.д. При необходимости в уже имеющуюся декомпозицию можно добавлять новые задачи, разбивать имеющиеся на более частные. 

Недостатки декомпозиции

Игнорирование форс-мажоров. Никакой проект не застрахован от влияния внешних факторов. Декомпозируя цель, сложно предусмотреть все форс-мажорные ситуации — можно лишь в какой-то мере снизить их воздействие на реализацию целей. 

Игнорирование человеческого фактора. Декомпозиция — это формальный метод планирования. Он работает в первую очередь с содержанием самих задач, но не с их исполнителями. Как и в случае форс-мажоров, нельзя заранее предусмотреть на 100%, как назначенные сотрудники будут выполнять свою работу, сколько времени и ресурсов им для этого понадобится, какого результата они достигнут и т.д. Особенно это касается творческих проектов, в которых очень многое зависит непосредственно от команды. 

Игнорирование альтернативных решений. При декомпозиции заранее определяется, как будет выполняться каждая конкретная задача. Если в ходе выполнения проекта какой-то работник нашел альтернативное решение, это может нарушить общий план работ. На практике это приводит к тому, что сотрудники или команды, работая над своими задачами, стараются не подводить коллег и строго следовать размеченному плану, игнорируя другие, в том числе более оптимальные решения. 

Как сделать декомпозицию?

Несмотря на внешнюю простоту этого процесса, декомпозировать общую цель получается далеко не у всех и сразу. Наиболее распространенная ошибка — разбивка на слишком большое количество мелких задач, которые не столько упрощают план выполнения проекта, сколько, напротив, делают его слишком громоздким и сложным. За массой небольших этапов зачастую теряется основная цель всей работы. 

Чтобы избежать этого, можно воспользоваться стратегией отсечения, включающей следующие этапы:

• Сначала нужно четко определить основную цель. Без ее понимания будет невозможно адекватно выделить более частные задачи, нужные для ее выполнения.
• Далее основную цель необходимо разбить на несколько задач. Причем они не должны логически пересекаться друг с другом. 
• Затем основные задачи дробятся, если в этом есть необходимость, на более мелкие. Они, в свою очередь, также разбиваются на подзадачи — так появляются уровни декомпозиции.
• Все подзадачи на каждом уровне подвергаются анализу. Нужна ли данная конкретная задача для достижения общей цели? Сколько на нее расходовать ресурсов и времени? И т.д.
• Задачи, которые не нужны для выполнения проекта, отсекаются, а оставшаяся структура переносится на новый лист.
• Далее по оптимизированной структуре выполняется уже сам проект.

Данная стратегия позволяет не усложнить рабочий процесс, оптимизировать расход финансовых, материальных и других ресурсов, отказаться от малозначимой работы, эффективнее делегировать обязанности по выполнению задач и т.д.

Другая стратегия основана не на логическом разделении общего на частные элементы, а на числовом подходе. Работает она только с проектами и целями, которые можно измерить, — например, «увеличить за год количество подписчиков с 200 тысяч до 1 миллиона» и т.д. Здесь за общую цель берется конкретный числовой показатель, который хронологически разделяется на несколько частей, каждая из которых должна быть достигнута за определенный срок. 

Декомпозировать можно и слабо определенную цель — такой процесс называется одношаговой декомпозицией. Она работает в тех случаях, когда цель невозможно или сложно измерить, конкретизировать. Суть ее в следующем:

• Основная цель формулируется в общем виде и подвергается анализу.
• Из нее выделяется одна приоритетная задача, которая уже разбивается на небольшие этапы.
• Эта задача фиксируется в плане и выполняется по выделенным этапам.
• Затем цикл повторяется — из основной цели выделяется другая приоритетная задача и т.д.

При использовании этой стратегии основная цель проходит несколько итераций, в каждой из которых выделяется и выполняется одна из конкретных задач, необходимых для ее достижения. В случае, если основная цель меняется, такой подход позволяет гибко среагировать на эти изменения без значительных и бесполезных затрат ресурсов.

Таким образом, декомпозиция — это методика управления проектами, которая используется повсеместно в бизнесе и менеджменте в самых разных сферах жизни, от повседневности до промышленного производства. Она дает глобальное понимание общей цели проекта и конкретных действий для его реализации. В то же время есть и объективные ограничения, связанные прежде всего с формализованным характером декомпозиции, ее зависимостью от четких определений.