Дедлайн

Дедлайн (от англ. deadline — «крайняя черта») — срок выполнения работы или задачи, определенный момент времени, к которому должен быть достигнут результат. По истечении времени элемент считается просроченным.

Дедлайны чаще всего привязаны к первому/последнему числу месяца или квартала, началу или концу недели. Обычно выполнение задачи в срок сопровождается бонусами и поощрениями либо влечет за собой определенные санкции, если сроки были упущены.

Варианты употребления термина:

• «По проекту поставили жесткий дедлайн, сдать нужно в пятницу»;
• «В прошлом месяце я просрочил один дедлайн, нужно быть внимательнее»;
• «Нам придется сдвинуть встречу — нужно сдать задачу до дедлайна».

Классификация дедлайнов

В проектном менеджменте слово «дедлайн» означает срок сдачи проекта, на который ориентируется вся команда. Дедлайн может быть срочным и поэтапным. Срочный предполагает решение задачи в течение нескольких дней (часто — в течение рабочей недели). Поэтапный предполагает разбивку задачи на несколько этапов со своими сроками дедлайнов. За выполнением работы на каждом этапе следит ответственный.

Дедлайн	Задача	Приоритет
15.08.2023	Завершить проект A	Высокий
20.08.2023	Подготовить отчет B	Средний
25.08.2023	Исследовать тему C	Низкий
30.08.2023	Подача заявки на конференцию D	Средний
05.09.2023	Завершить обучение E	Высокий
10.09.2023	Подготовка к презентации F	Высокий
18.09.2023	Провести совещание G	Средний
25.09.2023	Завершить написание статьи H	Средний
30.09.2023	Подготовить план действий на следующий квартал	Высокий

Преимущества и недостатки делайнов

Плюсы

• Наличие границ проекта и повышение вероятности своевременного завершения заказа.
• Стимулирование трудовой деятельности и повышение производительности. Стремление достичь цели стимулирует работать усерднее.
• Корректное распределение рабочего времени.
• Планирование и постановка будущих задач по проекту. Например, от сроков готовности сайта зависит начало его продвижения, размещение контента, рекламы.
• Координация работы в команде.
• Мотивация двигаться вперед. Дедлайн выводит из зоны комфорта, вынуждает концентрироваться на работе, делать ее качественно и эффективно.

Минусы

• Стресс из-за жестких рамок. По мере приближения отчетной границы напряженность усиливается.
• Проблемы из-за несоблюдения сроков. Недовольство начальства, конфликты с заказчиками, финансовые и репутационные потери.
• Некорректное определение сроков. Далекая дата расслабляет и заставляет откладывать на потом, а близкая приводит к стрессу.
• Снижение качества работы. Иногда, чтобы выполнить задачу вовремя, нужно сокращать время тестирования, пропускать этапы работ, упрощать продукт.
• Несовместимость со стремлением сделать все идеально. В противном случае сроки будут сорваны.

Как выполнить задачу в срок

Чтобы успеть в установленные рамки, нужно соблюдать ряд простых правил. Это касается не только непосредственных исполнителей задачи, но и ее постановщиков.

Установить реальные сроки. Перед обозначением дедлайна нужно проанализировать трудозатраты, которые понадобятся для достижения цели. При этом опираться на предыдущий опыт не всегда релевантно. Нужно учитывать текущую ситуацию с загруженностью участников проекта, сложность каждой конкретной задачи. Стоит сделать запас времени на случай форс-мажоров, оставить время для проверки внутри команды. В итоге срок дедлайна необходимо обсудить с командой и, только получив общее одобрение, зафиксировать.

Разделить работу на несколько этапов. Это необходимо для отслеживания скорости работы и контроля возникающих сложностей. Для каждого этапа желательно проставить мини-дедлайны. При таком способе контроля можно заметить ошибки вовремя и оперативно скорректировать всю работу.

Установить постоянный контакт с командой. Это совет в первую очередь для руководителей подразделений. Внутри команды постоянно происходит общение, но не всегда обратная связь о проекте попадает к руководителю. Рекомендуется устраивать контрольные встречи для наблюдения за выполнением задачи, отмечать сложности, совместно искать решения по их преодолению. Стоит общаться также и с каждым участником по отдельности: возможно, у кого-то возникают определенные трудности, и тогда стоит искать способ их решить.

Найти баланс между загруженностью и отдыхом. Постоянно держать себя в рабочем тонусе опасно выгоранием. В идеале сложные задачи должны перемежаться простыми. Это должны чувствовать и работники, непосредственно занятые реализацией проекта, и их руководители. Задачи нужно равномерно распределять между всеми членами команды. Этот совет больше касается руководителей. Сами исполнители должны чувствовать предел своих возможностей и стараться не выходить за него.

Что такое редлайн

Редлайн (от англ. redline — «красная линия») — это одна из точек контроля выполнения конечной цели. Обычно редлайн ставится за несколько дней до дедлайна и позволяет провести контрольную проверку, выявить последние ошибки.

В некоторых случаях руководители проектов прибегают к определенной хитрости, озвучивая команде срок редлайна как окончательный. С одной стороны, это позволяет замотивировать команду выполнить работу в срок. С другой стороны, времени может оказаться недостаточно, что скажется на качестве. Чаще всего такой способ применяется к командам, которые периодически допускают просрочки по выполнению задач.

На курсах можно научиться планировать сроки работы и грамотно выставлять дедлайны для команды. Это поможет быть успешным и вам, и вашей команде.