Если хочешь работать в IT, но не умеешь кодить — стань проджект-менеджером. Многие думают, что это легкая работа, которая не требует особых навыков. Однако на практике не все так просто. Разбираемся с подводными камнями профессии вместе с экспертом Эйч и стажером проджект-менеджером компании Ströer Евгенией Прорехиной.
Кто такой ПМ
Проджект-менеджеры — это специалисты, которые управляют проектами. Они координируют работу команды и отвечают за то, чтобы работу выполнили качественно, в срок и без превышения бюджета.
Проджекты работают в разных сферах — образование, маркетинг, строительство, — но чаще всего они нужны в IT. Так как проджект не пишет код, ему не нужно знать языки программирования. Из-за этого сложилось мнение, что это самая доступная специальность в IT и работать здесь могут даже гуманитарии. Однако это не совсем так.
Сейчас границы между гуманитариями и физиками довольно размыты. Когда работаешь в IT, ты не должен уметь программировать как разработчик, но должен понимать, чем занимаются специалисты, как устроена их работа, сколько времени она занимает. Еще нужно хорошо понимать язык, на котором они говорят, ведь это основа коммуникации. Раньше я работала в онлайн-образовании, в агентстве по обучению за рубежом, сейчас — в IT-отделе большой медиакорпорации. Чем меньше компания, тем больше нужно уметь делать руками самому. Потому что проджект-менеджер — это тот человек, который отвечает за результат. И если команда не успела закончить работу в срок, иногда нужно включиться и сделать все самому.
Чем занимается проджект-менеджер
Обязанности специалиста зависят от проекта, но чаще всего проджект в IT:
- составляет план работы: разбивает проект на подзадачи, приоритизирует их;
- управляет коммуникацией: брифует заказчика, согласовывает проект, проводит переговоры;
- координирует работу: набирает команду, распределяет роли и задачи, ставит ТЗ;
- отвечает за деньги: следит за тем, чтобы проект не вышел за рамки бюджета;
- ведет документооборот: составляет отчетность, собирает аналитику, подписывает договоры и т. д.;
- контролирует: следит за дедлайнами и принимает работу;
- собирает фидбэк: решает конфликты и делает так, чтобы работа была комфортной для всех членов команды.
Часто можно встретить такое понятие, как проектный треугольник, который включает деньги, время и объем работы. Но не всегда проджекты сами определяют, какие ресурсы нужны для реализации проекта.
Все зависит от сеньорности сотрудника. Руководитель отдела влияет на распределение ресурсов, а проджект-джун чаще работает с тем, что дано. Его задача — грамотно управлять ресурсами и уметь быстро подстраиваться под изменяющиеся условия.
Какие навыки нужны для управления проектами
Одно из главных качеств проджекта — стрессоустойчивость. Часто специалист работает в режиме неопределенности: могут меняться требования, бюджет, команда, сроки. Поэтому важно быть гибким и уметь подстраиваться под обстоятельства.
Проджект-менеджер — это всегда работа в условиях дедлайна. Сроки могут быть сильно сжатые или комфортные, но это все равно определенное давление ресурсов, бюджета и времени. Однажды, когда я работала в онлайн-образовании, дизайнер не успел поправить презентацию перед вебинаром. Мы обнаружили это за 15 минут до начала. Пришлось быстро включиться в работу и сделать все самой. Главное в таких ситуациях — обязательно обсуждать их с командой, чтобы больше такого не повторялось. Потому что, если ты вывозишь какую-то стрессовую ситуацию, люди быстро привыкают к этому. Они думают, что это нормально и ты можешь решить любую проблему. Но это не так.
Также проджект-менеджеру важно обладать другими мягкими навыками:
- доступно объяснять и правильно ставить задачи;
- быть лидером и мотивировать членов команды;
- налаживать контакт с командой и заказчиками;
- уметь работать с критикой;
- владеть тайм-менеджментом.
Важно уметь находить общий язык со стейкхолдерами, исполнителями, подрядчиками, программистами. Часто это люди, которые не привыкли много коммуницировать, поэтому надо уметь договариваться, объяснять свою точку зрения, аргументировать, делать так, чтобы тебя слушали. Лидерские качества тоже нужны в определенном объеме, потому что проджект-менеджер — это либо операционист, который следит за работой, либо лидер проекта, к которому должны прислушиваться остальные члены команды, в том числе те, кто выше по рангу. Еще однозначно нужна ответственность, потому что ты отвечаешь за все: сроки, бюджет, реализацию. Человек, который боится брать на себя ответственность, вряд ли сможет работать проджект-менеджером.
Что должен знать проджект в IT
Проджект не обязательно должен уметь кодить, но ему важно обладать другими жесткими навыками:
- аналитический склад ума;
- работа с метриками;
- базовые знания о программировании, чтобы общаться с разработчиками и правильно ставить задачи;
- разные методологии управления проектами (Waterfall, Agile и др.).
Проджект-менеджер лучше всех должен знать методологию, по которой работает проект: Scrum, Kanban и т. д, потому что он ей управляет и это облегчает работу всем остальным участникам. Еще желательно уметь пользоваться дополнительными инструментами, например Canva, Google Slides, Figma. Проджект не обязан быть дизайнером и разбираться в инструментах исполнителей, с которыми работает, на профессиональном уровне, но он должен понимать, как они работают, чтобы иметь возможность быстро внести правки. То же самое касается таск-менеджеров — они немного разные, хотя и работают по одному и тому же принципу канбан-доски. Важно понимать, как ставить и закрывать задачи, следить за дедлайнами. Еще нужно иметь технические знания, например уметь настраивать почту. Потому что как только появляются новые подрядчики, им нужно предоставить доступ во все аккаунты.
Какие ошибки допускают начинающие проджект-менеджеры
Путь от джуниора до руководителя обычно занимает четыре-пять лет. В это время многие начинающие проджекты совершают распространенные ошибки:
- Неправильно определяют методологию: задача проджекта — сформулировать цели и задачи проекта. Если допустить ошибку в самом начале, то работу придется начинать заново.
- Путаются с ресурсами: проджект отвечает за сроки, деньги и людей, которые нужны для реализации. Причем оценить объем работы нужно до старта проекта, а для этого нужен большой опыт в профессии.
Бывает, что проджект изначально ошибся в оценке: неправильно заложил бюджет, ресурсы или срок. Обычно это становится понятно уже в процессе работы, например если программист работает не так быстро, как хотелось бы, или требуется больше денег. Важно говорить об этом сразу и составлять новый план для стейкхолдеров и заказчиков. Если пытаться самостоятельно уладить ситуацию и ни с кем не обсуждать ее, это не закончится ничем хорошим.
- Не продумывают риск-менеджмент: в работе часто происходят непредвиденные ситуации, например конфликты, смена заказчика, нехватка бюджета, финансовый кризис. В идеале все риски должны быть просчитаны заранее, чтобы проджект точно знал, что делать в той или иной ситуации;
- Не умеют работать в команде: проджект должен уметь ставить ТЗ, решать конфликты, давать конструктивную обратную связь, уметь мотивировать и критиковать. Плохая коммуникация в команде может сильно повлиять на результат работы.
Отсутствие коммуникации — это одна из главных ошибок. Надо помнить, что не бывает глупых вопросов, независимо от того, кто ты: сеньор, мидл или джун. Если что-то непонятно, то это важно проговорить, потому что это про заботу о себе. Чем больше вопросов ты задаешь, тем понятнее становится работа. Сейчас я работаю в немецкой корпорации и, естественно, у нас бывают недопонимания из-за языкового барьера. Заметила, что если я не спрошу то, что мне непонятно, то потрачу на задачу в два раза больше времени. Поэтому важно не стесняться и задавать вопросы, это абсолютно нормально.
Главное о работе проджект-менеджера
Проджект-менеджер отвечает за соблюдение дедлайна, стоимость, объем и качество работы. Специалист уровня сеньор может сам закладывать бюджет и набирать команду, начинающие проджекты чаще просто управляют ресурсами.
Принято считать, что управление проектами — это легкий вход в IT. Однако для этого нужно обладать сильными софт скилами: уметь разрешать конфликты, работать в условиях стресса, быть лидером. А еще знать разные методики управления, разбираться в метриках и иметь базовые знания о программировании.
Работа проджект-менеджера подойдет людям с системным аналитическим складом ума. Тем, кто не боится брать на себя ответственность и разбираться в сложных задачах, кто любит общаться, работать с большими комплексными проектами. При этом важно быть готовым к высокому уровню стресса, к постоянно меняющимся условиям и рутинной работе тоже, например с документооборотом, — это тоже входит в обязанности проджект-менеджера.
