Перед запуском проекта важно оценить, сколько средств понадобится, какой доход он может принести и с какими рисками придется столкнуться. Бюджет позволяет все это просчитать: он показывает структуру расходов, помогает соотнести цели с возможностями и оценить, стоит ли запускать проект. Даже если проект пойдет не по плану, бюджет снижает риск серьезных финансовых потерь.
Вместе с Натальей Ягфаровой, директором отдела маркетинга в сфере онлайн-образования, разберемся, как правильно составить бюджет проекта и управлять им.
Что такое бюджет проекта
Бюджет проекта — это информация обо всех планируемых затратах, собранная в одном документе. Сюда входят, например, зарплата, налоги, расходы на производство продукта и его рекламу, аренду помещений, закупку оборудования. Бюджет определяет стратегию продаж и является основой для всех финансовых решений. Без него невозможно развивать продукт и получать прибыль.
Также бюджет проекта — это минимальная финансовая планка для продаж, ниже которой опускаться нельзя. Иначе произойдет кассовый разрыв — когда на текущие расходы не будет денег, потому что проект не окупается. Оптимальный показатель для прибыли с проекта — все затраты + 20%. Например, если на производство потратили 1 млн рублей, заработать нужно минимум 1,2 млн.
Почему важно составлять бюджет проекта
Есть несколько задач, которые он помогает решить:
- Построить план продаж. Если знать все затраты, маркетолог сможет заранее определить, сколько нужно заработать, чтобы проект окупился и принес прибыль.
- Определить рекламные расходы. Бюджет помогает понять, какую долю финансирования можно заложить на маркетинг без ущерба для прибыльности проекта.
- Оценить окупаемость и рентабельность продукта. На основе бюджета можно рассчитать окупаемость инвестиций и оценить, насколько эффективно проект использует выделенные ресурсы.
- Контролировать развитие проекта. То, как развивается проект и какую он прибыль приносит, напрямую зависит от бюджета и структуры затрат.
Например, компания решила увеличить рекламные расходы в два раза, и ее оборот вырос. Однако при этом стоимость привлечения лидов тоже стала больше, и из-за этого чистая прибыль снизилась. Поэтому важно смотреть на бюджет проекта и отношение чистой прибыли к обороту. Только так получится понять, выгодно ли принимать конкретные решения.
- Оценивать эффективность компании. По динамике роста чистой прибыли можно оценить, насколько компания эффективна.
Кто составляет бюджет проекта
Обычно бюджет проекта формируют три специалиста:
- Директор (СЕО, операционный директор). Определяет общую стратегию бюджета, анализирует основные финансовые показатели и собирает данные о предполагаемых расходах. Например, у маркетолога — на рекламу и продвижение.
- Бухгалтер. Рассчитывает обязательные затраты, например зарплаты, производство, расходы на оборудование и онлайн-сервисы.
- Директор по маркетингу. Планирует расходы на рекламу и продвижение, оценивает окупаемость вложений.
Сначала директор обсуждает с бухгалтером базовые обязательные расходы: зарплаты, производство, сервисы. Затем уточняет у маркетолога затраты на рекламу и продвижение. После этого в бюджет включают дополнительные траты, которые можно заранее предусмотреть: например, обучение или покупку оборудования. Это то, без чего можно обойтись, но на что желательно заложить средства. Все расходы собирают в один документ — так и формируется бюджет проекта.
директор отдела маркетинга
в сфере онлайн-образования
Что входит в бюджет проекта
Все затраты проекта делятся на несколько категорий — рассмотрим их в таблице.
Отдельно в бюджете указывают источники финансирования. Обычно это собственные средства, вложения инвесторов и партнеров, гранты и субсидии, а также кредиты и займы.
В идеале в конце каждого месяца в резервный фонд откладывают не менее 10% прибыли. Эти средства создают финансовую подушку на случай форс-мажоров — например, колебаний курса валют, санкций или снижения продаж. Резерв помогает сглаживать кассовые разрывы, компенсировать издержки и снижать риски в сложные периоды.
При планировании бюджета невозможно предугадать форс-мажоры, потому что всегда что-то может пойти не так. Чаще всего компании сталкиваются с двумя проблемами. Первая — когда план реализации продукта не совпадает с реальными результатами: нередко продаж меньше, чем предполагалось. Вторая — повышение расходов на маркетинг, когда в рекламу приходится вкладывать больше средств, чем планировалось.
Чтобы избежать финансовых проблем, стоит закладывать дополнительные средства в затратную часть. Ведь если бюджета окажется недостаточно, проект может столкнуться с кассовым разрывом. А последствия этого будут видны только в конце отчетного периода — месяца или квартала.
директор отдела маркетинга
в сфере онлайн-образования
Какие есть виды бюджета проекта
Существует несколько классификаций. Рассмотрим основные.
По степени детализации
- Операционный. Содержит регулярные текущие расходы, например на аренду, зарплату сотрудникам, маркетинг и налоги. Наиболее важная категория, которую нужно рассчитывать примерно раз в неделю.
- Глобальный (общий). Отражает общую сумму доходов и расходов без детализации. Используется для ориентировочных расчетов. Например, если нужно выделить средства на рекламу, маркетолог запрашивает у директора ориентировочную сумму и работает в рамках этой планки.
- Детализированный. Включает подробную разбивку всех статей расходов по категориям — например, ресурсы, персонал, маркетинг, непредвиденные траты. Используется для точного планирования и контроля расходов на каждом этапе проекта.
- Капитальный. Включает разовые крупные вложения — например, покупку оборудования, разработку продукта или строительство. Используется для планирования долгосрочных инвестиций.
По времени
- Годовой. Формируется в рамках стратегического планирования и охватывает весь год.
- Квартальный. Детализирует годовой и помогает планировать расходы на ближайшие три месяца.
- Ежемесячный. Используется для оперативного управления финансами и контроля текущих расходов.
Бюджет на срок больше года обычно не делают — слишком много неопределенностей.
По источнику финансирования
- Собственный. Личные средства компании, ее прибыль или накопления.
- Инвестиционный. Формируется за счет привлечения внешних инвесторов, грантов и венчурных фондов.
- Кредитный. Создается, когда компания берет заем или кредит в банке, выпускает облигации для продажи инвесторам.
По гибкости
- Жесткий. Фиксированные расходы, которые невозможно сократить, например, зарплаты сотрудникам и налоги. Используется в проектах с четко ограниченными ресурсами.
- Гибкий. Включает изменяемые затраты. Например, расходы на рекламу, когда изначально закладывали 3 млн рублей, но пришлось увеличить их до 3,5 млн, потому что окупаемость трафика выше плановой. Также гибкий бюджет может измениться из-за инфляции, скачков валютного курса и других внешних факторов.
- Роллинг-бюджет. Регулярно пересматривается и адаптируется под новые условия. Обычно это происходит раз в 3–6 месяцев.
По назначению
- Маркетинговый. Содержит расходы на рекламу, PR, продвижение продукта.
- Операционный. Используется для планирования продаж и масштабирования проекта.
- Производственный. Учитывает затраты на производство товаров или услуг.
Какие есть методы формирования бюджета проекта
Перечислим основные с их преимуществами и недостатками.
«Сверху вниз» (Top-Down Budgeting)
Бюджет формируют, отталкиваясь от общей суммы, выделенной на проект. Затем эту сумму распределяют по основным статьям расходов. Такой подход используют, когда финансирование ограничено и нужно точно уложиться в рамки. Особенно если у проекта изначально задан фиксированный бюджет.
«Снизу вверх» (Bottom-Up Budgeting)
Сначала рассчитывают затраты на каждый этап проекта, затем складывают их в общий бюджет. Такой подход помогает учесть реальные расходы на все ресурсы и распределить финансирование с учетом потребностей проекта.
Метод аналогов (Benchmarking)
Бюджет формируется на основе анализа похожих проектов. Специалисты изучают структуру затрат, объемы расходов и достигнутые результаты. Такой подход позволяет опираться на реальный опыт и спланировать бюджет с учетом уже проверенных решений.
Формирование бюджета на основе ключевых показателей (KPI-Based Budgeting)
В этом подходе ориентируются на конкретные KPI — ключевые показатели эффективности. Например, в маркетинге сумма расходов зависит от стоимости привлечения клиента (CAC), а в производстве — от затрат на единицу продукции.
Метод нулевого бюджета (Zero-Based Budgeting, ZBB)
Бюджет рассчитывается с нуля, без опоры на данные прошлых периодов. Каждая статья расходов обосновывается отдельно и проходит согласование. Такой подход помогает избежать лишних и нецелевых затрат.
Как создать бюджет проекта
Шаг 1. Определите цели и масштаб проекта
Прежде чем составлять бюджет, нужно четко сформулировать цели и ключевые задачи. Это поможет понять, какие расходы закладывать и как распределить финансирование. Например, при разработке онлайн-курса стоит учесть затраты на создание платформы и контента, рекламу и поддержку клиентов.
Шаг 2. Разбейте проект на этапы и задачи
Чем детальнее структура проекта, тем точнее бюджет. Разделите работу на этапы и для каждого определите:
- Какие ресурсы понадобятся?
- Сколько это будет стоить?
- В какие сроки нужно уложиться?
Например, при создании онлайн-курса это могут быть: разработка программы, запись видеоуроков, монтаж, размещение контента, маркетинговая кампания и запуск первых продаж.
Шаг 3. Определите все виды расходов
Разбейте бюджет на основные категории: прямые, косвенные и непредвиденные затраты. Так вы заранее заложите все важные расходы. Например, при разработке мобильного приложения стоит учесть затраты на создание, тестирование, маркетинг, поддержку пользователей, а также резервные средства.
Шаг 4. Определите источники финансирования
Важно понять, откуда бизнес получит деньги на проект. Обычно это инвестиции, кредиты, доход от предварительных продаж или собственные средства компании. Выбор зависит от специфики работы. Например, стартапы могут привлечь инвестора, а онлайн-школы — использовать предзаказы от клиентов.
Шаг 5. Выберите метод формирования бюджета
Способ расчета зависит от того, как устроен проект и какие у него ресурсы. Если сумма уже известна и ее нужно грамотно распределить — подойдет метод «сверху вниз». А если важна точность и хочется понять, сколько реально стоит каждый этап, лучше идти «снизу вверх».
Шаг 6. Рассчитайте общий бюджет проекта
Теперь можно суммировать все статьи расходов и определить финальную сумму бюджета.
Шаг 7. Контролируйте бюджет и корректируйте его
Чтобы бюджет приносил пользу, за ним нужно следить. Составьте простой план: например, раз в месяц смотрите отчеты по расходам и сравнивайте их с тем, что планировали. Если что-то идет не так — корректируйте бюджет.
Удобнее всего для учета бюджета использовать Excel, Яндекс- или Google Таблицы или специализированные сервисы, например Holst.
Как управлять бюджетом проекта: ключевые этапы
Бюджет — это не просто таблица с цифрами. Его нужно сверять с реальностью: совпадают ли фактические траты с теми, которые планировали. Это помогает вовремя заметить, если на каком-то этапе не хватает денег или объем работы оказался больше, чем ожидалось. В управлении бюджетом выделяют два этапа.
Учет всех расходов
Каждый, кто отвечает за какую-либо часть бюджета, ведет свою таблицу. Бухгалтер фиксирует траты на зарплаты, налоги, сервисы, а также закладывает резерв и расходы по задачам других отделов.
Руководители отделов тоже ведут учет. В продажах — KPI сотрудников и соответствующие надбавки. В маркетинге — затраты на рекламу и ее окупаемость. Операционный директор и CEO фиксируют разовые и внеплановые расходы — например, командировки, оплату подрядчиков или покупку курсов.
Регулярная сверка показателей
Периодическая сверка помогает держать бюджет под контролем. Руководители отделов собираются на короткие встречи — онлайн или офлайн, — чтобы сравнить текущие расходы с планом.
Дополнительно можно проводить стратегические сессии — дважды за цикл. На таких встречах анализируют текущие результаты и при необходимости корректируют подход к работе над проектом.
Бюджет проекта: коротко о главном
- Бюджет проекта — это документ, в котором собраны все предполагаемые расходы: зарплаты, налоги, оплата сервисов и резерв на непредвиденные траты.
- Он помогает понять, движется ли проект по плану и хватает ли ресурсов. Такой подход снижает риск финансовых проблем — например, кассового разрыва.
- Есть несколько методов планирования бюджета. Например, «Сверху вниз» для быстрого распределения ограниченных ресурсов. Или «Нулевой бюджет», когда нужно оптимизировать затраты с нуля. Выбор зависит от задач проекта и особенностей компании.
- Перед расчетом бюджета важно определить цели, разбить проект на этапы, описать все виды расходов и найти источники финансирования. После этого стоит регулярно сверяться с планом и вносить изменения, если что-то идет не так.
