Канбан-доска

Канбан-доска (в переводе с японского kanban — «сигнальная карточка») — инструмент управления Agile-проектами, который помогает визуально представить задачи, определить объем незавершенной работы и повысить ее эффективность и скорость. Метод основан на управлении выполнением задач с помощью карточек, сигнализирующих о наступлении и завершении определенных этапов.

История системы канбан

Впервые концепцию kanban-доски разработала и внедрила на своих заводах компания Toyota. Визуальная система управления задачами помогла менеджерам быстро повысить эффективность организации производственного процесса и снабжения. Позже методология нашла широкое применение в других секторах: финансах, маркетинге, IT-индустрии.

Сейчас системы канбан используются в разных областях, от развития продуктов до запуска космических аппаратов. Масштаб проекта не имеет значения: канбан-доску применяют как для управления личными делами, так и для реализации крупных корпоративных задач. 

Зачем нужны канбан-доски

Канбан-система позволяет делегировать задачи, управлять реализацией проекта любой сложности, быстро выявлять «слабые звенья». Участникам команды проще выполнять задачи, оформленные визуально, — эффективность работы повышается при одновременном снижении нагрузки, а проблема забытых заданий и сорванных дедлайнов решается автоматически.

Команда в системе канбан — единый механизм: если один участник не справляется со своими заданиями, пострадает весь проект. При этом доска не только помогает обнаружить недостатки — визуализация процесса показывает вклад и ценность каждого сотрудника, что в итоге становится отличным источником мотивации.

В IT канбан-доски стали частью концепции бережливой разработки ПО (Lean Software Development). Kanban-доски lean-разработчиков имеют разделы в соответствии с рабочим статусом задач:

• обсуждаемые задачи;
• согласованные задания;
• написание кода;
• тестирование;
• подтверждение;
• выполненные задачи.

Виды досок

Физические

Разбиты на несколько секций для разделения рабочих процессов:

• на запланированные задачи, ожидающие назначения исполнителей;
• задания, находящиеся в процессе исполнения;
• завершенные задачи.

Программные

Представляют собой рабочее пространство, разделенное на нужное количество колонок. В них располагаются карточки с задачами. Карточки перемещаются из одной колонки в другую по мере продвижения работы над отдельными этапами и проектом в целом. Наиболее популярные программные канбан-решения — Trello и Jira. В программных канбан-системах доступно множество дополнительных инструментов. Например, панель мониторинга ключевых показателей эффективности команды, интеграция со сторонними сервисами и приложениями — от мессенджеров до CRM. В карточках задач есть опции для совместной работы: назначение и уведомление ответственных, чек-листы и комментарии, возможность прикрепления любых документов и мультимедийных файлов.

Чем Kanban отличается от Scrum

Канбан иногда ошибочно объединяют с другой методологией управления проектами — Scrum. И в Kanban, и в Scrum в качестве инструмента визуализации используются доски, однако методики и принципы подходов различаются.

Название Scrum происходит от термина, используемого в регби, — «схватка». В системе Scrum рабочий процесс делится на небольшие временные промежутки (1–4 недель) с жесткими дедлайнами, которые называются спринтами.

Каждый спринт включает запланированный объем задач и операций. Успешное завершение спринта считается инкрементом — пройденным этапом, конкретным результатом в создании программного или бизнес-продукта. В канбане же, напротив, рабочий процесс продолжается непрерывно и каждая часть задания не является конкретным результатом.

Другие отличия Scrum от методологии канбан включают:

• ежедневные совещания;
• отсутствие ограничений на количество работ в каждом столбце. В канбане (для избежания перегрузки) обычно есть лимит на количество работ. Например, в столбце «Дизайн логотипа» в соответствии с принципами канбана не должно быть больше заданий, чем определено лимитом;
• разделение сотрудников на небольшие кроссфункциональные команды, в которых каждому отведена своя роль;
• необходимость оценивать важность каждой задачи: более приоритетные располагаются в верхних рядах карточек, менее важные — внизу. После прохождения каждого спринта приоритет заданий переоценивается, а план работ оптимизируется;
• ведение списка невыполненных работ и график сгорания задач;
• изменения не должны прерывать спринт. В канбане изменения можно вносить по мере необходимости;
• фокус на результатах с конкретными столбцами: «работа в процессе», «проверка», «тестирование». В канбане можно использовать любое количество столбцов с любыми названиями, чтобы показать, как задача перемещается по этапам выполнения.

Канбан — эффективная методология, но не единственная. В зависимости от задач, которые решает команда, руководитель проекта может выбрать другую систему организации совместной работы.