Тайм-менеджмент — это искусство управления самым ограниченным ресурсом нашей жизни: временем. Управленец, дизайнер или программист — каждому необходимо распланировать день так, чтобы успеть сделать максимум задач при минимальных затратах времени и энергии.
Тайм-менеджмент сегодня смело можно назвать наукой, которая выводит собственные законы и методики. О самых популярных — наша статья.
Техника Pomodoro
Метод Pomodoro, разработанный Франческо Чирилло в конце 1980-х годов, очень прост: рабочее время разбивается на интервалы по 25 минут и чередуется с короткими перерывами по 5 минут. Один такой цикл называют «помидором». После каждого четвертого «помидора» нужно отдохнуть подольше, сделать более длинный перерыв.
Чтобы использовать «помидоры» максимально эффективно, необходимо предварительно составить список задач на день. Для разделения времени на «помидоры» подойдет таймер или специальные приложения для телефона и компьютера. Одна задача может быть равна нескольким интервалам-помидорам.
Метод не только повышает концентрацию и внимание, но и помогает с достижением целей и выработкой чувства временных рамок. А еще это отличный способ найти баланс между упорядоченностью задач и необходимостью регулярного отдыха.
Вот несколько простых и действенных техник, которые я использую. Первая — это метод «Pomodoro». Еще один полезный инструмент — «Матрица Эйзенхауэра». Он помогает разобраться с приоритетами. Также я люблю использовать «Time Blocking». Это когда ты разбиваешь свой день на блоки времени и планируешь, чем будешь заниматься в каждый блок. Например, с 9 до 11 работаешь над проектом, с 11 до 12 у тебя встречи, а после обеда — время для обучения или других дел. Конечно, не сразу все получается идеально. Я пробовал разные методы, прежде чем нашёл те, которые работают для меня. Например, длинные списки дел только создавали стресс, и я решил от них отказаться в пользу более структурированных подходов.
Старший Консультант Expert Me
Техника «90/30»
Техника «90/30», как и Pomodoro, основана на циклах: 90 минут сосредоточенной работы над задачей, затем 30 минут отдыха. Этот подход основан на исследованиях естественных ритмов человеческой концентрации — так называемых ультрадианных ритмов — и помогает поддерживать высокую продуктивность в течение дня.
Метод подразумевает более длинные периоды работы по сравнению с Pomodoro и может быть особенно эффективным для тех, кому не хватает 25 минут для выполнения задач, требующих глубокой концентрации.
Техника канбан
Техника канбан впервые появилась на производстве японской компании Toyota. Суть метода — в представлении рабочего процесса с помощью доски канбан — инструмента для визуализации задач и проектов. Визуализация позволяет легко отслеживать прогресс и приоритеты, а также эффективно распределять ресурсы. В современных условиях это стало популярно не только на производстве, но и в офисной работе или при управлении IT-проектами.
Итак, все задачи размещаются на доске Kanban и разбиваются на три категории: «надо сделать», «в процессе работы» и «выполнено». Задачи перемещаются от одного этапа выполнения к другому, позволяя легко отслеживать прогресс и выявлять «узкие места» в процессе работы.
Конечно, встретить доску с мелками или маркерами сегодня сложно, зато онлайн-доски по методу канбан распространены повсеместно. Самые популярные из них — Trello, Kaiten.
Техника «Якорь»
«Якорь» предполагает установку определенного вида деятельности в начале дня как стабильной точки (якоря), которая задает ритм всем остальным делам. Например, якорем может быть утренний спорт, ритуал заваривания кофе или медитация.
Якорем может служить любое регулярное событие или действие, которое необходимо использовать как триггер для начала выполнения определенной задачи.
Якорь вызывает определенное психологическое или эмоциональное состояние, которое мобилизует умственные способности. Это как путеводный свет для мозга: видя или испытывая якорь, мы быстрее переключаемся на необходимую рабочую волну.
Техника «Хотя бы несколько минут»
Если задача кажется слишком сложной или объемной, начните работать над ней хотя бы пару минут. Зачастую это помогает преодолеть сопротивление и затем продолжить уже в обычном ритме.
В этом и заключается суть метода «Хотя бы несколько минут» — обещать себе потратить на начало неприятной или сложной задачи всего несколько минут. Обычно после первых шагов приступить к полноценной работе становится значительно легче.
Начав заниматься задачей, мы часто обнаруживаем, что способны продолжить выполнение гораздо дольше запланированного периода времени. Пока мозг всячески пытается обмануть нас и заставляет отодвинуть неприятную работу в дальний угол, мы учимся обманывать мозг!
Техника «Поедание лягушки»
«Поедание лягушки» — термин, впервые предложенный Брайаном Трейси, канадско-американским оратором и автором изданий о саморазвитии, в одноименной книге. Суть его проста: ваша «лягушка» — это самая сложная и наиболее важная задача дня, которую вы склонны откладывать. Прокрастинация часто связана с нежеланием начинать неприятное или объемное дело. Брайан Трейси предлагает начинать день именно с этого — «съесть лягушку» первым делом. Это создаст чувство достигнутого успеха и зарядит энергией на весь день.
Интересный факт: аналогию про поедание лягушки придумал не Брайан Трейси, а Марк Твен. Он говорил: «Съешьте живую лягушку первым делом с утра, и весь остаток дня с вами не случится ничего хуже!»
Техника «Три дела»
Техника «Три дела» гласит: выберите три самые важные задачи на день и сосредоточьте все усилия на их выполнении. Это обеспечит четкую цель для каждого рабочего дня.
Методика «Три дела» стремится к минимализму в планировании. Каждый день нужно определять всего три наиболее важные задачи и сосредотачиваться на их выполнении. Вся суть заключается в качестве, а не количестве работы. Этот подход помогает избежать перегрузок и усталости от чрезмерного количества задач, способствует концентрации на действительно значимых целях.
Техника «Обоснованное нет»
Техника, которая прокачает не только ваши тайм-менеджерские умения, но и умение выстраивать личные границы.
«Обоснованное нет» — это способ сохранять фокусировку на приоритетных задачах, предотвращая разбазаривание времени и энергии. Техника заключается в умении отказываться от маловажных запросов и делегировать задачи, которые не соответствуют вашим ключевым направлениям работы или личным целям. Для эффективного использования этой методики нужно научиться объективно оценивать свою нагрузку и уверенно говорить «нет», обосновывая свой выбор.
Важно научиться говорить «нет» без чувства вины для сохранения времени для приоритетных задач. Научитесь отказываться от запросов и предложений, которые не способствуют достижению ваших ключевых целей.
Техника «Автофокус»
Разработанная британским специалистом по тайм-менеджменту Марком Форстером система «Автофокус» базируется на интуитивном выборе задач из списка без определенного порядка выполнения. Это помогает естественным образом расставлять приоритеты без стресса из-за жестких границ времени.
Вы записываете все дела по мере их возникновения и последовательно работаете над каждой позицией списка до ее завершения или до того момента, как почувствуете, что пора перейти к следующей задаче.
Суть метода — использование одного длинного списка дел с последующим выбором задачи из списка интуитивно, основываясь на вашем текущем состоянии и приоритетах.
Пожалуй, это самый понятный и знакомый метод планирования времени, который не требует введения дополнительных привычек.
Техника «Сделать завтра»
Еще одна простая техника от Марка Форстера, которую он описал в одноименной книге «Сделай это завтра». Разработчик метода предлагает фокусироваться на планировании задач заблаговременно. В конце каждого рабочего дня составляйте список дел на завтра, чтобы начинать утро уже с ясной картиной предстоящих задач.
Моя зона ответственности — это управление контентом на сайте, в социальных сетях, внешних СМИ, а также проведение мероприятий. Из-за такого большого объема работы легко погрязнуть в хаосе задач. Чтобы этого не произошло, я активно пользуюсь тайм-менеджментом.
Прежде чем прийти к технике тайм-менеджмента, которая подходит мне, я тестировала разные варианты: знаменитый «Метод помидора», «Принцип трех дел», «Канбан». Ни один из методов долго не продержался — я постоянно отвлекалась на внешние факторы.
Сейчас все по-другому. Я использую комбинацию методов для лучшей эффективности. В первую очередь в начале каждой недели я готовлю план важных задач на неделю, которые нужно сделать обязательно. Этот план я расписываю в своем бумажном блокноте. Там же я помечаю, какие дела сделаны, а какие все еще в работе. Это часть метода GTD (Getting Things Done).
В течение недели я каждое утро планирую свой рабочий день с помощью техники временных блоков. Для этого использую обычный календарь от Mail.
У меня есть задачи, которые я делаю ежедневно, на них всегда «забронировано» время. Остальные задачи я планирую в зависимости от их важности и срочности: самые срочные стараюсь ставить на первую половину дня, а остальные распределяю по важности. Данное распределение описывается в книге «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови.
Задачи, которые мы делаем совместно с другими отделами, распределяются в технике «Канбан». Для этого используем сервис Яндекс.Трекер.
Помимо планирования я выполняю задачи с телефоном на беззвучном режиме и с закрытыми чатами. Всплывающие окна и различного рода уведомления всегда отвлекают, и на выполнение задачи тратится больше времени.
Техника 4D
Название «4D» происходит от английских слов Delete (удалить) — Delay (отложить) — Delegate (делегировать) — Do (сделать).
Методика 4D является системой быстрой обработки потока информации и задач. Предполагается, что каждую поступающую задачу нужно разделить между списками: «Delete» — удалить несущественное; «Delay» — отложить то, что может подождать; «Delegate» — делегировать то, что могут выполнить другие; «Do» — выполнить то, что требует немедленного внимания. Этот подход обеспечивает четкую структуру рабочего процесса и позволяет управлять большим объемом информации без перегрузки.
Таким образом, вы оставляете для себя только задачи из списка «Do», существенно снижая нагрузку.
Техника «Домино»
Этот метод основан на эффекте домино: «толкнув» одну задачу, вы запускаете цепную реакцию успешного выполнения многих последующих заданий.
Ключевым моментом техники «Домино» является определение задачи-толчка, которая приведет к последовательному достижению поставленных целей. Необходимо выбрать такую задачу, выполнение которой окажет наибольшее положительное воздействие на весь рабочий процесс.
Задача-толчок — это наиболее значимая задача. Определить ее легко: например, такая, которая принесет вам больше всего дохода.
Метод швейцарского сыра
Суть метода заключается в разбиении громоздких задач на маленькие действия, напоминающие дыры в большом куске швейцарского сыра. Основная идея — начать с малого, создавая «дырочки» в больших заданиях для того чтобы постепенно «поедать» их. Разбиение задач на подзадачи позволяет преодолевать страх и прокрастинацию, а также создает чувство достижения и мотивации к дальнейшему выполнению работы.
Применяя «Метод швейцарского сыра», необходимо определить ключевые точки в проекте или задании и начать работать над ними по очереди. Это упорядочивает работу, делает ее менее утомительной и более фокусированной.
Использование этой техники помогает предпринимателям, менеджерам и всем, кто заинтересован в повышении личной эффективности, систематизировать свою рабочую нагрузку и достигать высоких результатов без чрезмерного стресса.
Для меня хорошо работают в связке два основных инструмента: я живу по todoist’у и соблюдаю строгую гигиену с календарем. Todoist – это таск-менеджер, я использую его не только для рабочих задач, но вообще для всего, что мне надо сделать в жизни. В календарь я заношу все встречи и активности, не только по работе. Сложно концентрироваться на технической задаче, когда стараешься не забыть, что именно попросила сделать жена сегодня, и что на завтра ты записался к стоматологу. Кроме оперативной работы с календарем и трекером задач, по воскресеньям я занимаюсь планированием на неделю. Сверяю календарь со списком дел в todoist, распределяю задачи на определенные дни, свободные от встреч. Заодно оцениваю весь список дел: что-то нахожу неактуальным и могу удалить, а что-то наоборот вспоминаю и добавляю.
CTO SaaS-платформы TYMY
Техника «Матрица Эйзенхауэра»
Матрица Эйзенхауэра разделяет задачи на категории по важности и срочности, помогая определить порядок выполнения работ и выделять время только для самых значимых из них.
Матрица Эйзенхауэра — это четкое руководство к действию, основанное на двух критериях: срочности и важности задач. Система была названа в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который был известен своим навыком эффективного управления временем.
Матрицей Эйзенхауэра можно эффективно управлять как ежедневными задачами, так и долгосрочными целями. Задачи распределяются по четырем квадратам по степени срочности и значимости: сделать немедленно, запланировать на будущее, делегировать другому лицу или отказаться от выполнения.
Техника Bullet Journal
Bullet Journal — это метод быстрого заполнения журнала точками (bullets), при котором используются символы для разграничения типов записей: задач, событий или заметок. Он предоставляет гибкость планирования и хранения записей за счет простого кодирования информации.
Эта система предполагает создание ежедневников со списками дел на каждый день, месяц или год со своими символьными обозначениями состояния выполнения задачи (завершено, перенесено) и видами записей (заметки, события).
Применение Bullet Journal поможет тем, кто предпочитает аналоговые методы организации времени цифровым альтернативам.
Техника Zero Inbox
Техника Zero Inbox была разработана экспертом Мерлином Манном как ответ на переполнение почтового ящика сообщениями. Zero Inbox — это стратегия работы с электронной почтой таким образом, чтобы ваш ящик всегда был пуст после каждой проверки почты. Принцип заключается в незамедлительном принятии решений о каждом полученном сообщении: удалить его, архивировать, ответить или отложить до следующего переработчика почты. Отсутствие непроверенной или необработанной почты создает порядок в мыслях и повышает продуктивность.
Достижению Zero Inbox помогает создание систем фильтров и папок для автоматической организации сообщений по категориям. Значительная роль отводится решению о моментальном удалении незначительной корреспонденции или же его перемещении в соответствующее хранение для последующего рассмотрения.
Если вам кажется, что электронная почта — это атавизм, то примените метод к любым рабочим чатам и мессенджерам!
Каждая из описанных техник по-своему уникальна и может принести значительные результаты при правильном применении. Главное — быть последовательным в осуществлении выбранной стратегии управления временем, регулярно анализировать получаемые результаты и корректировать подходы к повышению продуктивности.
Приведу десять ключевых активностей из своей повседневной IT-деятельности. Половина из них применима и за ее пределами, другая будет относиться к практикам ведения рабочих встреч и переговоров с коллегами и партнерами, которые занимают большую часть моего рабочего времени.
Работай в потоке
Если тебе надо сосредоточиться, сделай так, чтобы отсутствовали отвлекающие факторы. Найди слот для этой активности, когда ты будешь уверен, что к тебе не прибегут, не позвонят. Отключи телефон, закрой лишние приложения для коммуникации, уединись, останься только со своими мыслями. Особенно если это касается творческих задач, составления планов, докладов, презентаций.
Исключи частые переключения между задачами
Когда-то для меня это было большой проблемой: пишешь код, вдруг прилетает звонок, рядом еще двое коллег встали в очередь за консультацией, вдобавок начальник залетает с суперсрочной задачей «до полудня». Конечно, к этому ритму можно привыкнуть, и даже начать считать себя многозадачным (здесь многое зависит от индивидуальной мозговой активности человека), но все же постоянные переключения – это плохая практика. На переключения и перебои мы тратим много времени, вспоминая, на чем до этого остановились. В итоге суммарное время выполнения задач растягивается, что сказывается на эффективности.
На днях встречал забавный пример: попробуйте назвать последовательно буквы алфавитов из двух разных языков, например, русского и английского: «АБВГД…», затем «ABCDE…», и засеките общее время. А теперь попробуйте по очереди по одной букве из каждого: «A-A, Б-B, В-C, Г-D, Д-E…». Где получилось быстрее? Очевидно, не во втором случае.
Применяй три вида планирования: краткосрочное, среднесрочное, долгосрочное
Оперируй этими категориями: твои задачи на сегодня и на ближайшую неделю; что нужно успеть сделать за месяц или квартал; твоя личная стратегия, функциональная стратегия команды или бизнес-организации на этот год и даже пятилетку.
Планирование касается не только работы, но и личных дел. Например, в ближайшее воскресенье спланируй поход к стоматологу, не забудь про детский утренник, посещение автосервиса и запись на Госуслугах. Планируй отпуск и прочие выезды, купи билеты заранее и с выгодой. Планируй крупные приобретения на этот год, семейный бюджет и инвестиции в себя.
То, что можно сделать сейчас за несколько минут, сделай прямо сейчас
Не откладывай мелкие задачи, не накапливай из них ком. Если надо дать кому-то мелкое поручение, сделай сейчас. Затянешь на неделю, и результат также сдвинется на неделю.
Фиксируй все заметки, идеи и задачи в специализированных для этого инструментах
Таск-трекеров сегодня существует великое множество. Это могут быть как простейшие локальные приложения, так и сервисы, синхронизирующие заметки и задачи между твоими устройствами: записал на ноутбуке, а напомнит смартфон!
Сделай отдельные книги/доски/разделы: «сегодня», «до конца недели», «идеи», «черновики», разрезы по коллегам и т.д. Категоризация остается на личное усмотрение, рекомендую экспериментировать и сформировать собственную удобную структуру заметок.
Отмечай прогресс, свежие комментарии, делай цветовую разлиновку, вычеркивай или переноси в архив выполненные задачи.
Начинай день с прочтения заметок вместе с чатами и почтой.
Помимо текстовых заметок, активно используй голосовые сообщения самому себе для фиксации неожиданно пришедших в голову идей. Направляй их себе в мессенджерах – это маленький лайфхак для тех, кто не в курсе, – собственный аккаунт можно использовать как раз для заметок!
Все встречи и мероприятия фиксируй в календаре
Фиксируй встречи в календаре участников, отправляя им приглашения, если ты – инициатор, либо требуй выслать приглашение в свой календарь.
Меня хотят позвать в следующий вторник, но так и не скинули приглашение? С большой вероятностью я на встрече уже не появлюсь, потому что этот слот успеет занять кто-то другой через официальное приглашение.
Создавая встречу, пиши участникам ее повестку (адженду)
Это, скорее, общее правило корпоративной этики, но оно позволит сфокусироваться на конкретных обозначенных вопросах, и не уходить в ненужную дискуссию. Приглашенные участники встречи будут подготовлены к ней, соберут ожидаемую от них информацию и репорты, актуализируют статусы по подсвеченным задачам и вопросам. Встреча будет продуктивной и, возможно, займет даже меньше времени, чем было запланировано.
Фиксируй тезисы встречи / собрания
Это можно делать самостоятельно по ходу самого собрания или поручить этот вопрос в самом начале встречи тому, кто сможет это сделать: ассистент, инициатор, иной участник.
Обязательно поделись Follow Up (краткими итогами с ключевыми тезисами, решениями, ответственными и сроками), например, письмом на почту или сообщением / документом в чате участников встречи. Требуй Follow Up с других!
Также веди видеозапись встречи по согласованию с участниками, но не для того, чтобы позже пересмотреть: она понадобится для отсутствующих коллег или освежения памяти коллег.
Следи за таймингом встреч
Это важнейший навык, который позволит тебе не выбиваться из колеи твоего рабочего дня. Если какие-то вопросы потребовали дополнительного обсуждения, и вы не добрались до оставшихся в конце списка задач, назначьте дополнительную встречу на завтра, но уже не сегодня, особенно если далее по календарю следуют новые запланированные мероприятия. Затягивание текущей встречи вызовет отмену последующих с другими людьми, что может иметь различные последствия, а также сформирует неприятную репутацию.
Минимизируй количество лишних встреч в своем календаре
В первую очередь это касается коллективных собраний, где ты не ключевой участник и, скорее всего, твое время будет потрачено понапрасну. Попроси инициатора перед такой встречей, если не была обозначена повестка, уточнить, есть ли какие-то вопросы, требующие именно твоего участия. Договорись заранее обозначать необходимость в своем участии только тогда, когда это действительно необходимо. И смело отменяй регулярное собрание в календаре: позовут тогда, когда действительно понадобишься для важного обсуждения.
Подводя итог
Тайм-менеджмент — это искусство управления временем, которое помогает повысить эффективность и достичь поставленных целей. Существует множество методов тайм-менеджмента, можно попробовать разные и выбрать подходящий для себя или использовать несколько методов одновременно для достижения наилучших результатов.
